Le SIRH : quels avantages pour les entreprises?

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Les tâches purement administratives telles que la gestion de la paie, la gestion réglementaire du personnel, les notes de frais, les plannings, etc. occupent la majeure partie du temps des responsables RH. Ceux-ci sont parfois débordés par ces activités qui ne leur permettent pas toujours de se concentrer sur la gestion des talents et les performances. Face à ces situations, le Système d’Information de gestion des ressources humaines (SIRH) est un allié sûr qui facilite l’automatisation des tâches liées à la gestion administrative des salariés, tout en assurant la gestion de leurs carrières. Comment les entreprises peuvent-elles tirer profit de l’utilisation d’un SIRH ? Tous les détails essentiels dans cet article !

Le SIRH, que comprendre ?

Le SIRH, également connu sous le nom de Système d’Information de gestion des ressources humaines, est essentiellement une interface entre les ressources humaines et les technologies de l’information et de la communication au moyen de logiciels de gestion des ressources humaines.

Un SIRH stocke, traite et gère les données des employés telles que les noms, adresses, numéros d’identification nationaux ou numéros de sécurité sociale, les visas ou permis de travail, et les informations sur les personnes à charge. Il offre également des fonctionnalités telles que le recrutement, le suivi des candidats, la gestion des heures et des présences, l’évaluation des performances. Il peut également comporter des fonctions self-service, voire des fonctions comptables.

À certains égards, un SIRH peut être considéré comme une base de données intelligente comportant des informations sur les employés. L’interaction des données et les capacités de production de rapports rendent les données stockées dans le système plus accessibles et utilisables.

Quels avantages pour l’entreprise ?

Optez pour une solution SIRH si vous voulez en finir avec les recherches fastidieuses d’informations. Un SIRH permet au service des ressources humaines de consacrer moins de temps aux tâches de bureau, de garantir l’exactitude des données des employés et de permettre à ceux-ci de jouer un plus grand rôle dans la gestion de leurs informations.

Disposer d’un référentiel centralisé pour les données sur les employés élimine le besoin de stocker des fichiers papier, qui peuvent être facilement endommagés, et la nécessité de rechercher dans les grands fichiers d’employés sur papier pour trouver des informations. Quel que soit le type de logiciel SIRH, il doit générer divers rapports, fournir des capacités de reporting ad hoc et proposer des analyses sur des paramètres importants tels que les effectifs et le chiffre d’affaires. Le logiciel SIRH moderne offre également des capacités de visualisation pour les données des employés, telles que des organigrammes rendus automatiquement ou des grilles à neuf cases.

Lorsqu’un SIRH dispose d’un libre-service employé ou gestionnaire, le processus de modification des données de base ou des changements organisationnels des employés devient plus efficace et prend moins de temps qu’avec les demandes sur papier. De même, les workflows d’approbation permettent d’approuver ou de rejeter les modifications, les personnes concernées étant automatiquement averties. Un SIRH pourrait également offrir des capacités mobiles qui étendent le libre-service et offrent une flexibilité supplémentaire aux travailleurs distants.

Les facteurs importants à considérer pour la sélection d’un SIRH

La sélection d’un SIRH peut être une situation stressante, car il existe de nombreuses options. Choisir les options qui répondent le mieux à vos besoins dans votre entreprise est parfois difficile. Parcourir les informations fournies par chaque système est également un défi.

Les prestataires en SIRH peuvent vous dire que le système répondra à vos besoins. Assurez-vous de vérifier cela auprès de plusieurs sources, y compris les clients actuels, les groupes de discussion en ligne, LinkedIn et les avis de Google.

Rappelez-vous que, même si votre entreprise ne compte aujourd’hui que quelques personnes, il se peut que le nombre d’employés soit deux fois plus élevé ou même 10 fois plus élevé. C’est pourquoi vous devez choisir un système qui pourra évoluer avec votre entreprise.

Un autre facteur clé que vous devez prendre en compte est que de nombreux SIRH sont capables de satisfaire seulement une partie de vos besoins en matière d’automatisation. Dans ces cas, vous devrez vous assurer que les composants de tout le système supplémentaire fonctionnent parfaitement ensemble. Encore une fois, ne prenez pas pour paroles d’évangile les propos du prestataire sur les systèmes qui travaillent ensemble. Faites votre propre recherche. Vérifiez également pour voir les types de formation et de soutien continus qui sont disponibles pour votre personnel. Vous devez aussi vous assurer que les promesses du conseiller en vente concernant la formation et le suivi après l’achat sont inscrites directement dans votre contrat d’achat du SIRH. Vérifiez auprès d’autres organisations pour vous assurer que le prestataire que vous avez sélectionné dispose d’un historique de support continu et utile.

Le SIRH proposé par ManaTime

Le SIRH proposé par ManaTime à toutes les organisations a été pensé par les Responsables des Ressources Humaines et permet d’accéder rapidement aux informations. De plus, les indicateurs pertinents intégrés dans le SIRH de ManaTime vous permettent de maîtriser totalement les Ressources Humaines de votre organisation.

Grâce à ces indicateurs, vous accédez très rapidement à des informations importantes comme :
  • L’effectif ;
  • L’absentéisme ;
  • Le turnover.

Les Alertes RH

Leur objectif est de vous aider à vous souvenir des prochaines dates importantes des différents collaborateurs de votre société.

À cet effet, ManaTime propose un système intégré grâce auquel vous pouvez regrouper les dates clés, les résumés d’entretien annuels ou autres.

Afin d’avoir un aperçu complet de tous les faits qui ont marqué votre collaborateur au sein de votre organisation, vous n’avez qu’à suivre les événements chronologiques. Ils sont présentés sous forme de frise chronologique, et vous voyez directement les événements à mesure qu’ils approchent.

Par ailleurs, quelques jours avant qu’un événement ne survienne, vous recevrez par e-mail des alertes RH.
Tous ces événements sont regroupés au même endroit, et ceci vous aide à être plus performant dans la gestion quotidienne des RH.

Disposez de l’annuaire de votre entreprise

Le SIRH de ManaTime offre aussi un annuaire simple et complet de votre entreprise. Ceci vous aide à centraliser en un seul endroit toutes les données de vos collaborateurs. Il s’agit notamment :

  • des données professionnelles (lieu de travail, contrat, fonction, ligne directe, etc.) ;
  • des données personnelles (nationalité, adresse, enfants, numéro de sécurité sociale, etc.).
Pour raison de confidentialité, seuls les Responsables des Ressources Humaines de votre société ont accès à ces informations. Par contre, certaines informations peuvent être vues par les membres de votre organisation :
  • les noms et prénoms ;
  • la fonction ;
  • le service ;
  • le lieu de travail.
Les responsables des Ressources Humaines doivent gérer parfois de nombreuses données et des tâches multiples relatives à leur fonction. Dans ces cas, ils peuvent utiliser les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) pour gagner en temps et en performance. Par conséquent, ils doivent bien choisir leur outil SIRH pour gérer les ressources humaines de leur entreprise.

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